CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE Control Intern

Compartiment _______________ Şcoala Gimnaziala

                                                                                            ANEXA Nr. 4.1. la

                                                                                                    instrucţiuni

Conducător de compartiment:

Numele şi prenumele:

Funcţia: _______________

Semnătura ..................................

Data ____________________

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

A stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului	Răspuns şi explicaţii		La nivelul compartimentului standardul este:
	Da/Nu	Explicaţie asociată răspunsului	I/PI/NI
1	2	3	4
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 – Etică, integritate			I
A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului ?	DA	Regulile de conduită pentru personalul de conducere şi de execuţie s-au cuprins în Regulamentul intern, adus la cunoştinţă personalului sub semnătură şi afişat.
Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?	DA	Prin act de decizie internă a fost numită o persoană care monitorizează respectarea normelor de conduită de către personalul entităţii şi care asigură salariaţilor consiliere etică.
Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini			I
Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor?	DA	Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor sub semnătură.
Sarcinile/Atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora?	DA	Atribuţiile asociate posturilor au fost reanalizate dacă sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora, neconsemnându-se neconcordanţe.
Standardul 3 – competenţă, performanţă			I
Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post?	DA	Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post, neconsemnându-se neconcordanţe.
Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului?	DA	Odată cu întocmirea rapoartelor de evaluare anuală sunt identificate şi nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului.
Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior?	DA	Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior.
Standardul 4 – Funcţii sensibile			I
A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile?	DA	În cadrul entităţii nu s-au identificat funcţii sensibile.
Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile?	DA	Nefiind identificate funcţii sensibile nu este cazul stabilirii de politici adecvate de rotaţie a salariaţilor din aceste funcţii.
Standardul 5 - Delegarea			I
Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se delegă?	DA	Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se delegă prin act de decizie internă.
Delegarea/subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate?	DA	Delegarea/subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate.
Standardul 6 – Structura organizatorică			I
Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului?	DA	S-au efectuat, de către secretarul entităţii, analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului, fără a se consemna disfuncţionalităţi.
Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?	DA	Organigrama entităţii se modifică şi aprobă de câte ori este nevoie pentru a asigura funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii
II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 7 - Obiective			I
Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului?	DA	Obiectivele specifice la nivelul compartimentului sunt stabilite prin Regulamentul de organizare şi funcţionare, aprobat în condiţiile legii.
Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.?(unde: S- precise; M- măsurabile şi verificabile; A- necesare; R-realiste; T- cu termen de realizare.)	DA	Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.
Sunt stabilite activităţile individuale  pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului?	DA	Fiecare salariat a semnat de primirea unei fişe a postului.
Standardul 8 - Planificarea			NI
Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?	NU	Având în vedere caracterul limitat al resurselor se mai caută decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare.
În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?	NU	Având în vedere caracterul limitat al resurselor se mai caută decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare.
Standardul 9 - Coordonarea			NI
Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor  şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?	NU	Pentru o coordonare eficientă se vor stabili măsuri de coordonare a deciziilor  şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora.
În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor?	NU	Pentru o coordonare eficientă se vor stabili măsuri de coordonare a deciziilor  şi activităţilor compartimentului.
Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor			NI
Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?	NU	Vor trebui introduse în Regulamentul intern criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor, conform recomandărilor auditorului intern.
Atunci când necesităţile o impun , se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite?	NU	Vor trebui introduse în Regulamentul intern criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor, conform recomandărilor auditorului intern.
Standardul 11 – Managementul riscului			NI
Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului?	NU	Respectarea actului de decizie internă, emis, de către persoanele numite ca responsabili cu identificarea riscurilor din fiecare compartimen, elaborarea şi actualizarea registrului riscurilor pentru comartimentele pe care le coordonează.
Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului ?	NU	Conform actului de decizie internă emis, responsabilii compartimentelor organizatorice sunt şi responsabilii echipelor de gestionare a riscurilor(EGR). Responsabilii echipelor de gestionare a riscurilor(EGR) vor întocmi  un registru de procese verbale în care vor fi analizate modurile în care au fost  identificate riscurile asociate activităţilor, evaluate, tratate şi a adecvării instrumentelor de control implementate, în vederea menţinerii riscurilor în limitele acceptabile;
Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor?	NU	Respectarea actului de decizie internă, emis, de către persoana numită ca responsabil cu elaborarea Registrului riscurilor entităţii, căruia îi revine şi responsabilitatea actualizării sistematice a acestuia, cel mai târziu anual.
Standardul 15 – Ipoteze,reevaluări			I
Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premize, acceptate prin consens?	DA	Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premize, acceptate prin consens.
Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premizelor care au sta la baza fixării acestora?	DA	Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premizelor care au sta la baza fixării acestora.
III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA
Standardul 12 – Informarea			NI
Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul,calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu?	NU	La nivelul entităţii se vor stabili tipurile de informaţii, conţinutul,calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciutipurile de informaţii, conţinutul,calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu.
Colectarea,prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se realizează în sistem informatizat?	NU	Nu sunt condiţii tehnice pentru colectarea,prelucrarea şi centralizarea informaţiilor în sistem informatizat.
Standardul 13 –Comunicarea			NI
Circuitele informaţionale(traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea  să ajungă la timp la utilizatori?	NU	În regulamentul intern nu se precizează sistemul de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor.
Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie  din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele  de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?	NU	În regulamentul intern nu se precizează sistemul de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor.
Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea			NI
Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei?	NU	Sunt elaborate şi aprobate proceduri dar nu se aplică.
Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi alicate în practică?	NU	Nu s-a emis un document din care să reiasă că reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute.
Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor			NI
A fost comunicată salariaţilor procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularităţi?	NU	Nu s-au emis proceduri distincte pentru semnalarea neregularităţilor.
În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se impun?	NU	În lipsa procedurilor nici conducătorul de compartiment nu a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării neregularităţilor.
IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL
Standardul 17 – Proceduri			NI
Pentru activităţile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri operaţionale?	NU	Nu au fost elaborate şi aprobate proceduri operaţionale pentru activităţile registrului agricol şi al bibliotecilor.
Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate?	NU	Personalul entităţii nu s-a obişnuit să lucreze după procedură.
Standardul 18 – Separarea atribuţiilor			I
Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite?	DA	Prin act de decizie internă s-a stabilit ca funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor să fie funcţii separate şi exercitate de persoane diferite.
Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor?	DA	Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor.
Standardul 19 – Supravegherea			NI
Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă?	NU	Nu au fost stabilite de către manageri modalităţile care să confirme respectarea procedurilor de către personalul entităţii.
Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite?	NU	Nu au fost elaborate proceduri prestabilite pentru supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc.
Standardul 20 – Gestiunea abaterilor			I
În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?	DA	S-au stabilit prin procedurile operaţionale elaborate şi aprobate documentele ce se întocmesc în situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite.
Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vedera desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică?	DA	Se efectuează o analiză periodică/la nevoie a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vedera desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică.
Standardul 21 – Continuitatea activităţii			I
Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi?	DA	Sunt inventariate posibilele situaţii generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi.
Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?	DA	Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi.
Standardul 22 – Strtegii de control			NI
Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice?	NU	Entitatea publică nu a stabilit politicele adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor.
Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice?	NU	Entitatea publică nu a stabilit politicele adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor.
Standardul 23 – Accesul la resurse			I
Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale?	DA	Secretarul entităţii a elaborat un regulament, aprobat de conducătorul instituţiei, privin accesul salariaţilor la resursele materiale, financiare şi informaţionale.
Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de relementare cu acest obiect?	DA	Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de relementare cu acest obiect.
V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA
Standardul 24 –Verificarea şi evaluarea controlului			NI
Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel?	NU	Conducătorul compartimentului nu a realizat, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel.
Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date,informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţiuonale, precum şi raportări?	NU	Conducătorul compartimentului nu a realizat, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel.
Standardul 25 – Auditul intern			I
Compartimentul de audit intern execută în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului?	DA	Compartimentul de audit intern execută în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului.
Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit?	DA	Auditul intern se efectuează prin contract de prestări servicii şi până în prezent au fost realizate 100% programele anuale de audit.
Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial: Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial este parţial conform, fiind implementate câte 13 standarde, la fiecare ordonator de credite. Măsuri de adoptat: implementarea restului de 12 standarde.